Vamos falar sobre quais são os problemas que podem levar à troca do sistema  do seu açougue e como conduzir esse processo sem estresse.

           A troca do sistema é um grande desafio  pois, com o tempo, o sistema passa a organizar todos os processos e dados sobre empresa sua substituição, embora necessária em muitos casos, pode ser traumática se não conduzida corretamente.

              Por outro lado, essa medida por vezes é necessária para a própria sobrevivência do negócio.

              A boa notícia é que a substituição pode acontecer de forma leve e com uma estratégia simples, é possível substituir o sistema sem paralisar as operações, sem enfrentar a resistência dos colaboradores e colhendo os frutos do novo sistema já no início da operação.

            Entenda, a seguir, algumas razões para a troca do software de gestão e como realizá-la.

            As 3 principais razões que levam a troca de um sistema são:

            O sistema não acompanhou o crescimento da empresa

            Talvez o sistema que é usado desde o início já não atenda às suas necessidades atuais por motivos como:  travamentos, ausência de funcionalidades vitais, indisponibilidade e necessidade de utilização de sistemas paralelos — como planilhas — para controlar o estoque, desossa e etc.

           O Sistema não oferece acesso aos dados em tempo real, ou seja, acesso via celular, tablet e de outros computadores.  

           O sistema atual opera com problemas e provoca perdas

            Nem todos os sistemas possuem uma qualidade aceitável, embora muitas vezes sejam de baixo custo. Essa opção, acaba sendo o famoso barato que sai bastante caro, pois, usar um sistema genérico ou que não atende as necessidades do seu açougue leva a perda de clientes e de dinheiro.

            Além disso, por não conhecerem a realidade de um açougue, têm dificuldades em resolver os problemas como o controle de desossa e o controle de estoque.

           O sistema não conta com suporte técnico

            Dificilmente o seu açougue terá um departamento de TI. Por isso é indispensável pode contar o time de especialistas da empresa fornecedora do sistema.

            A troca sem dor
           Identifique as necessidades do seu açougue
            Ao invés de ir ao sites de pesquisa e colocar “melhor sistema para açougue” entenda primeiro, quais processos em seu açougue podem ser otimizados e quais as dificuldades atuais.

             Assim que você conseguir mapear as necessidades do seu açougue e entender o que precisa mudar com o sistema, saberá se os resultados após a implementação estão sendo satisfatórios.

               Caso contrário, você terminará adquirindo uma solução com funcionalidades que permanecerão ociosas e, ao mesmo tempo, com áreas não atendidas. Converse com gestores e funcionários em todas as áreas do seu açougue para saber quais as dificuldades que estão passando com o sistema atual ex: o sistema atual não realiza o desmembramento dos cortes o que acarreta em precificação errada e falta de controle de estoque.

            Especialista.

              É importante escolher um sistema que tenha sido desenvolvido para atender o açougue. Por exemplo, um sistema que atende varejo de material de construção ou loja de roupas dificilmente irá conhecer os problemas enfrentados dentro de um açougue e como resolvê-los.

            Realize reuniões com os consultores

             Após descoberto os processos e escolhido o novo parceiro é hora de colocar a mão na massa.                 Realize reuniões com a equipe do sistema e desenhe um planejamento para implementação completa do sistema e  migração dos dados.

            Reuniões também são importantes para ajudar a decidir quais dados precisam ser migrados. Afinal, quanto maior o volume, maior o custo e grande parte deles não têm tanta importância, embora seja recomendável manter um backup de tudo. Pontue todas as necessidades imediatas durante as reuniões e negocie os custos.

             Treinamento

              É importante realizar o treinamento da equipe para que tenha o domínio do novo sistema e que possa contar com a equipe de suporte para tirar eventuais dúvidas.

             Fique tranquilo, a troca do sistema não é tão complicada quanto se imagina, desde que todo o processo seja bem conduzido desde o início. Foque nas suas necessidades e em como melhorar os processos já existentes.